エクセルExcel大事典業務効率化外部データ取り込み

GEN MUTO'S HOMEPAGE　＞　エクセル大事典　＞　あなたはいったいエクセルで何をしたいのか？

　■ あなたはいったいエクセルで何をしたいのか？

エクセルで業務効率化

　
■ エクセルを前にしてしばし考えてみてください。
　
あなたは一体エクセルで何をしたいのかを。
もっと突き進めてエクセルで何ができれば嬉しいのか。あなたの仕事がどうなれば幸せなのかを…。
答えは出ましたか？なに？出てない？ホントにちゃんと考えました～！？
　
多くの人のエクセルに望むものは「業務の効率化」だと思います。
仕事が楽になれば…もう最高ですよね。
「よし！じゃあ、ワークシート関数とVBAを究めて…業務効率化するぞーーー！」
あわてないでください。業務にもいろいろあります。
　
まず初めに考えるべきことは、仕事の始まりから終わりまで、あなた一人で完結する仕事かどうか考えてみてください。
この場合の始まりとは仕事の入力を示します。上司の「君、いつもの見積書、やっておいてくれたまえ」これでもＯＫです。
このときあなたには見積書作成に関する資料一式が手渡され、見積書作成の手順に従って見積書を完成させる指示が出たことになります。
そして終わりとは仕事の出力をさします。この場合なら、プリンタで見積書を出力し、くだんの上司に手渡した時点で仕事の終了になります。
この始まりから終わりまでの間、他の人との共同作業がなければ、基本的にあなた一人で完結する仕事といって差し支えないかと思います。
実は、エクセルが業務効率化の効果を最も発揮するのがこのようなケースなのです。
　
まず、先ほどの見積書作成、すべてを手作業でやった場合にかかる時間を考えてみてください。
見積もりの規模にもよりますが、そうですねえ…部品点数が100点ほど、他社からの購入品もあれば外注加工品もあります。資材を購入して自社で加工・組み立ても行いましょう。仕上げはメッキか塗装、梱包運搬費も必要です。
どうですか？ざっと１～２日はかかるのではないですか？
さらにこの100点に及ぶ部材の計算。当然、加工費や購入費で小計も取りたいし…。所要量も部材によってバラバラです。ひーめんどくさい。
やっと完成間近になった見積書の材料費の単価が間違っていることにあなたは気づきました。ガーン
該当する材料費の計算のしなおし、小計、合計の修正。もちろん見積金額も修正しなくてはなりません。
　
ざっと20年ほど前まではこんなこと当たり前の世界でした。なんたってExcelがなかったのですから。
ではExcelを使えばこれらの作業がどれほど簡略化されるか、シミュレーションしてみましょう。
　
100点をこえる部材のリストは客先からCSVファイルでいただきます。もちろんExcelの表でもらっても構いません。
購入品と資材の単価は、会社のメインシステムから直接拾ってきましょう。え！？そんなことできるのかって？
Excelなら当たり前にできます。
データ＞外部データの取り込み＞データの取り込みを使用します。

AccessのMDBファイルならファイルを直接指定、SQLサーバーやOracleサーバーの場合はODBCを経由します。

シートにメインシステムのマスターの内容が取り込まれました。
見積書のワークシートからVLOOKUP関数で単価を拾ってきましょう。
小計を出すにはSUMIF関数を使います。合計はSUM関数で出しましょう。
この商品のシリーズはこれからも頻出するはずなら、テンプレート化しちゃいましょう。
ワークシートをコピーして共有できる部分を残し、あとはクリアします。
ついでにCSVファイルの取り込みと印刷部分はマクロ化しちゃいましょう。次のとき楽ができます。
　
　
　
さあ、どうですか。
１～２日かかっていた見積もり作業が１時間とかからない雑作業になってしまいました。
これが業務の効率化です。余った時間はCell_雀でも…もとい、他の業務にさらにいそしむことができます。

　※ お仕事中でも安心して麻雀が楽しめる。Excel麻雀ゲーム「Cell_雀」

　

＞＞次の話にすすむ

サイト内検索ができます

Microsoft Most Valuable Professional

Microsoft MVP Excel
武藤玄プロフィール
　

■■■ 執筆した書籍 ■■■
　

EXCEL VBA 業務自動化
　

 Excel VBA を５日でマスターする本
　

 仕事を速くする Excel VBA 入門
　

 Excel VBAと業務改善のポイントがわかる本
　

 Access VBA ベーシックスタンダード
　

 Excel VBA アクションゲーム作成入門
　

■■■ 連載中の記事 ■■■
　

Excel VBAで業務改善！
　

実務で使うExcel VBA
　

■ ＴＯＰページ

■ エクセルVBA超入門

　・９ステップで"Hello World!"
　　からオブジェクト指向まで！
　　1."Hello World!"を表示しよう
　　2.基本はデータの入出力
　　3.繰り返し処理
　　4.シートで簡易データベース
　　5.名前をつけよう
　　6.構造化プログラムに挑戦
　　7.構造体を使ってみよう
　　8.フォームを使ってみよう
　　9.オブジェクト指向に挑戦

エクセルExcel大事典ははリンクフリーです
お問い合わせはこちら gengengen@yahoo.co.jp