電子メール入門編
電子メールの基礎知識
1.電子メールとは？
電子メールとは、インターネットで提供されう代表的な機能の一つで、コンピュータ間で手紙（メッセージ）をやり取りするものです。
e-mailまたは単にmailと呼ばれ、文字だけでなく文書ファイルや写真などの画像も送ることができる便利な機能です。
2.電子メールアドレス
郵便物を送ったり受け取ったりするときに、あて先や差出人の住所氏名が必要なように、電子メールでやり取りをするときも自分のアドレスを持つ必要があります。
電子メールアドレスは、「ユーザー名 ： 区切り記号（＠） ： ドメイン名」で構成されます。
メールアドレスの例：「abcd789@white.green.co.jp」
ユーザー名（上の例ではabcd789）は、利用者であるあなた自身を表す名前です。これはあなたが利用しているインターネットサービスプロバイダー（ISP）に登録してもらうもので、同じ名前がないようにチェックのうえ登録されます。
ドメイン名は、あなたが利用しているネットワークのメールサーバ及び会社や組織、国や地域などを表すものです。
電子メールソフト（Outlook Express）の基本操作
ここでは、Windowsに付属している電子メールソフト（Outlook Express）を使い、メールの送受信及びルールやマナーなどについて説明します。
1.Outlook Expressのフォルダ構造
スタートメニューから、矢印キーで「電子メール」を選択し「ENTER」キーを押すと、「Outlook Express」が起動します。
ユーザーの大半は、まず最初に受信メールの有無をチェックするのではないでしょうか。このため、Outlook Expressを起動したときに、「受信トレイ」が開くように設定しているのが普通です。
ここでは、Outlook Expressのフォルダ構造について説明します。
1-1受信トレイ
受信トレイ フォルダは、受信したメッセージを保存する場所です。
1-2送信トレイ
送るメッセージは、すべて送信トレイ フォルダを介して相手側に送信されます。
1-3送信済みアイテム
送信したすべてのメッセージのコピーが、送信済みアイテム フォルダに保存されます。
1-4削除済みアイテム
受信トレイや送信済みアイテムなどのフォルダで削除されたメッセージは、すべて削除済みアイテム フォルダに移動します。
1-5下書き
送信せずに保存したもの、またはコンピュータにトラブルが生じた場合に作成中のメッセージが、下書き フォルダに保存されます。
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2.受信メールを読む
Outlook Expressの起動時に「受信トレイ」を開く設定にすれば、最初に受信トレイのリストが表示されます。リスト内を移動するときは、上下矢印キーで移動します。
このリストビューでは、送信者 ： メールの件名 ： 受信日時 ： 未開封 ： 添付ファイルなどの情報を確認することができます。
上下矢印キーで読みたいメールまで進み、ENTERキーを押すと受信メールを開くことができます。また読み終わったらエスケープ（ESC）キーでリストビューに戻ります。
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3.メールの作成と送信
電子メールは、ヘッダ、本文、署名の3つで構成されています。ヘッダは電子メールを正確に配送するための情報を記述するところ、本文はメッセージを記述するところ、署名は送信者の情報（住所氏名、電話番号など）を記述するところです。
なお入門編では、署名の方法については省略します。
3-1新規メールの作成と送信方法
作成の手順は、まず「ALT」キーでメニューを開き、右矢印キーで「メッセージ」まで進みます。次に下矢印キーで「メッセージの作成」を選択し「ENTER」キーを押します。
ショートカットキー「CTRL + N」で同じ操作になります。
「あて先エディット」と聞こえ、あて先を入力するボックスにフォーカスが移動します。
3-1-1あて先（メールアドレス）の入力>
半角英数字（日本語入力システムがＯＦＦの状態）で、相手側のメールアドレスを入力します。
アドレス内に「空白」を入れてはいけません。また英字の大文字と小文字の区別はありません。
アドレス帳に登録されている場合は、最初の数文字を入力するだけで、機械的にアドレスが入力されます。
複数の相手にメールを送る場合は、,（カンマ）または;（セミコロン）で区切り、続けて入力します。
あて先の入力が終わったら、TABキーを押して「件名」を入力するボックスに移動しましょう。
3-1-2「CC 及び BCC ボックスへの入力」
「TAB」キーを押すと、CC： BCC：と聞こえる入力ボックスがあります。これは副受信者にメッセージのコピーを送信する機能ですが、この入門編では説明を省略します。
3-1-3件名、本文の入力及び送信
件名は、本文の内容が分かる簡潔な文章にしましょう。
件名を入力しないと、送信する際に確認メッセージが表示されます。
本文を入力するのに特に制限はありませんが、半角カタカナは使わないようにしましょう。
すべて入力したら、「ALT」キーでメニューを開き下矢印キーで、「メッセージの送信」を選択し「ENTER」キーを押します。
これで送信完了です。作成したメッセージは「送信済みアイテム」フォルダに移動し保存されます。
3-2返信メールの作成と送信
返信メールとは、受信したメールニ返事を書いて相手側に送り返すもので、次のように操作します。
受信メールを開いた状態から、「ALT」キーでメニューを開き右矢印キーで「メッセージ」、更に下矢印キーで「送信者へ返信」を選択し「ENTER」キーを押します。
フォーカスは既に本文を入力するボックス内にあり、入力待ちの状態になっています。
あて先は相手側のアドレスが自動的に書かれており、変更できないようになっています。
件名は送られて来たときと同じ件名になりますが、先頭にｒｅ（リプライの略）が付きます。件名は自由に変更できます。
本文には相手が書いたメッセージがありますので、その前に記述するのが普通です。また相手の文を引用して、それに対する返事を書く場合は、本質的な部分だけを引用するようにしましょう。
送信は前述と同じです。
3-3アドレス帳への登録と追加
3-3-1アドレス帳への追加（方法その１）
Outlook Expressでは、受信したメールを返信すると、差出人（相手側）のアドレスが自動的にアドレス帳へ追加されます。
最も簡単で正確に登録できる方法です。
3-3-2アドレス帳への追加（方法その２）
次は受信したメールの送信者を、あどれす帳に追加する方法です。
まず受信メールを開いている状態から追加する方法です。
「ALT」キーでメニューを開き右矢印キーで「ツール」、下矢印キーで「あどれす帳に追加」、更に右矢印キーでサブメニューに入り、下矢印キーで「送信者」を選択し「ENTER」キーを押します。
「アドレス帳に追加」のダイアログが表示されますので、「TAB」キーで「ＯＫ」まで進み「ENTER」キーを押します。
受信トレイのリストビューから追加することもできます。目的のメールを選択したら
「ALT」キーでメニューを開き右矢印キーで「ツール」、下矢印キーで「送信者をあどれす帳に追加する」を選択し「ENTER」キーを押します。
「アドレス帳に追加」のダイアログが表示されますので、「TAB」キーで「ＯＫ」まで進み「ENTER」キーを押します。
3-3-3アドレス帳への追加（方法その３）
次はアドレス帳に直接入力する方法です。
電話で教えてもらったアドレスや、名刺に印刷されたアドレスを登録するときは、この方法で行います。
「ALT」キーでメニューを開き右矢印キーで「ツール」、下矢印キーで「あどれす帳」を選択し「ENTER」キーを押します。
アドレス帳が開きます。登録されているアドレスを見るには、TABキーで「リストビュー」に進み、上下矢印キーで見ることができます。
ここで、また「ALT」キーでメニューを開き、下矢印キーで「新しい連絡先」を選択し「ENTER」キーを押します。
ダイアログが表示されますので、「TAB」キーで移動しながら、「名前」と「メールアドレス」を入力します。入力が終わったら、「TAB」キーで「ＯＫ」まで進み「ENTER」キーを押します。
メールアドレスは、半角英数字で入力することを忘れないでください。
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4.電子メールのルールとマナーについて
4-1受信メールのチェック
メールが届いていないか、定期的にチェックする習慣をつけましょう。メールボックスの容量を超えると、メールを受け取れなくなってしまいます。メールは一旦インターネットプロバイダーのメールサーバに保管され、接続するとユーザーに転送されます。そのためメールを読まないと、メールサーバにどんどん蓄積され、場合によってはメールサーバがダウンしてしまいます。
こうなると自分だけではなく、同じメールサーバを利用しているほかの人にもメールが届かなくなり、迷惑をかけてしまいます。
4-2TEXT形式とHTML形式
TEXT形式は、文字コードだけで罫線などの情報を持たないファイル形式のことです。
HTML形式のメールでは、ホームページと同じように画像を貼ったり背景を変更したり、さまざまな書式でメールを送ることができます。
しかし通常のメールでは、このような機能は必要ありませんし、相手が受け取れないこともあります。また送られてきたHTML形式のメールで、ウィルスに感染する例が多く報告されています。
メールはTEXT形式で送るのが原則です。HTML形式で送る場合は、あらかじめ伝えてから送るようにしましょう。また友達などのごく狭い範囲にとどめましょう。
4-3使ってほしくない文字と記号
インターネットには多種多様なコンピュータが接続されています。文字コードの割り当て方もさまざまで、機種によって互換性のないものもあります。
丸付き数字、ローマ数字、外字、罫線文字、単位記号などは、なるべく使わないようにしましょう。また半角カタカナは、インターネット上のほかのコンピュータを誤作動させる恐れがあるので、使ってはいけません。
4-4文章の書き方
件名（タイトル）は用件が分かるように書きましょう。相手は何の件だろうとまずここを見ます。簡潔で分かりやすいタイトルをつけましょう。
本文は内容を簡潔に、またこちらが伝えようとしている意図や目的が分かるように書きましょう。
作成した文章が、そのまま相手の画面に表示されるとは限りません。画面の表示文字数が違ったり、折り返し文字数が違ったりといろいろです。ところどころにスペースを入れると、とても読みにくい文章が表示されることになります。
段落ごとに改行したり、一行開けたりしながら読みやすい文章に仕上げましょう。また送信前に誤字や脱字などをチェックするのも重要なことです。
4-5注意事項及び禁止事項
◆相手や他人を誹謗中傷するメールを送ってはいけません。
◆メールを勝手に転送したりメールアドレスを横流しするのは、プライバシーの侵害になります。
◆重要なメールを受け取ったら返信しましょう。あいてが心配しています。
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